Å leie lokaler er en nødvendighet
Men det kan ofte være mye å ta hensyn til og uoversiktlig hva du må ha kontroll på.
Det er dyrt å leie lokaler
Sannsynligvis utgjør kostnader knyttet til dine lokaler en stor andel av dine driftskostnader. Da er det viktig at du oppnår optimale leiebetingelser. Det er mye som skal ivaretas og tenkes på, fallgruvene er mange.
Potensielle fallgruver
Feil leiepris
Høye felleskostnader
Få utviklingsmuligheter
Ubalanserte vedlikeholdsplikter
Løpende drift
Vær bevisst på følgende ved inngåelse av leiekontrakt
- Riktige vilkår, inklusive felleskostnader
- Riktig arealoppmåling
- Ivareta fleksibilitet knyttet til utvikling av egen virksomhet
- Forutsetninger vedrørende klargjøring av lokaler før overtakelse
- Dokumenter status ved inn/utsjekk av lokalene
- Klar og tydelig ansvarsfordeling mellom partene
- Vær klar over ditt ansvar, dine vedlikeholdsplikter med mer
Hvor god oppfølging får du fra utleier?
God kommunikasjon er nøkkelen for at partenes interesser blir best mulig ivaretatt. Sørg for å etablere gode samhandlingsarenaer hvor deres ønsker, behov og forventninger deles.
Hvor godt blir eiendommens driftsoppgaver fulgt opp?
Når du betaler felleskostnader skal du forvente at ting blir fulgt opp. Dette gjelder like så godt små oppgaver som store. Ofte er det de små tingene som ikke er på plass som utgjør en stor forskjell.
Den tomflasken som i lengre tid har stått i trappen, lyspæren i fellesarealet som enda ikke virker, det løse dørhåndtaket eller taggingen på fasaden skaper unødvendig irritasjon for deg og brukerne av eiendommen.
Er det balanse mellom eiendommens servicenivå og felleskostnader?
Hvor mange leverandører må dere forholde dere til?
Å forholde seg til mange leverandører blir fort uoversiktlig og fører ofte til at tjenestene blir levert på en mindre effektiv og lønnsom måte.
Det kan derfor både være lønnsomt og effektivt å samle servicetjenester hos en og samme leverandør.
Lokalene er mye mer enn bare et sted å være
Dine behov vil endre seg
Kontinuerlige tilpasninger må forventes etterhvert som din virksomhet endrer seg. Tid og store besparelser kan oppnåes ved å tenke langsiktig og ved å kartlegge behov og muligheter. Dine fremtidige behov vil ikke nødvendigvis være de samme som da du inngikk leiekontrakten.
Hvilke rutiner har du for vedlikehold og sikkerhet?
Mange leietakere har ikke sett på sin leiekontrakt siden de flyttet inn. Derfor kan det du trodde var utleiers ansvar, være ditt ansvar. Sørg for å ha en klar oversikt over hvilke krav du som leietaker har og sørg for å sette pliktene i system.
Hva gjør du når?
Du får lekkasje
Toalettet er tett
Løst dørhåndtak
Ommøblerer
Det brenner
Vær forberedt på problemer før de oppstår
Når du har en proaktiv holdning eliminerer du ofte slitasje og skader. Du finner løsninger som reduserer sannsynligheten for at problemer oppstår eller har en bedre evne til å håndtere situasjonen hvis den skulle oppstå.
Konsekvenser av å ikke overholde dine plikter
Sett dine behov først!
Om du har lokaler eller er på jakt etter lokaler, må dine behov komme først. Begynn med å kartlegge hva dine nåværende og fremtidige behov er. Dette må være hovedkriteriet for dine beslutninger.
Tar du deretter kontakt med utleier og oppretter en dialog, kan dere oppnå riktig leiepris, bedre utviklingsmuligheter, balanserte vedlikeholdsplikter og en plan for løpende drift.
Hva du bør gjøre
1. Kartlegge dine behov
2. Avklare dine muligheter
3. Dialog med utleier
4. Inngå leieavtale
Få hjelp med hele eller deler av prosessen
Med leietakerrådgiving kan vi hjelpe deg med alt fra å rådgi deg om kontrakter på leieforholdet til å følge opp dine vedlikeholdsplikter. I stedet for at du skal ta deg av alle disse detaljene kan vi gjøre det for deg, og du kan ha fokus på egen virksomhet.
En leverandør å forholde seg til
Mange tenker at for å bruke et forvaltningsselskap må du gi fra deg hele driften. Hos noen er dette tilfelle, men vi ønsker å gi deg full fleksibilitet til å velge hvilke forvaltningstjenester du vil ha. Det viktigste er at ditt leieforhold, på best mulig måte, blir tatt vare på og din arbeidshverdag blir best mulig effektiv og lønnsom.
Når utfordringer oppstår, gjør vi det enkelt for deg
1. Du melder inn problemet
2. Vi fikser problemet for deg
3. Du får beskjed når problemet er løst
Våre tjenester
Mer om våre tjenester
Ved å avtale et møte kan vi skreddersy en løsning som er tilpasset dine behov
og som gir deg en kostnadseffektiv drift av dine lokaler og leieforhold.
- Arealrådgivning
- Proaktiv arealansvarlig
- Strategisk arealplanlegging
- Funksjons/behov- og arealanalyse
- Søk etter lokaler
- Bistand med fremleie av egne lokaler
- Kontakt med offentlige myndigheter
- Bistå ved overtakelsesbefaringer ved inn- og utflytning av lokaler
- Bistand i hele eller deler av flytteprosessen
- Bistå med løpende spørsmål fra utleier tilknyttet drift og vedlikehold samt spørsmål i forbindelse med leiekontrakten og tilhørende bestemmelser, herunder følge opp at partene utfører sine vedlikeholdsplikter
- Klargjøre forpliktelser
- Besørge at kontraktsfestede frister overholdes
- Bistand ved reforhandling av løpende leieforhold
- Bistå ved utøvelse av leieopsjoner
- Bistå ved avvikling av leieforholdet
- Bistå ved overtakelsesbefaringer ved inn- og utflytning av lokaler
- Utarbeidelse av lønnsom og effektiv driftsplan
- 24 timers vakt beredskap
- FDV dokumentasjon, vedlikeholde dokumentasjon i digitalt forvaltningsprogram
- Etablere og følge opp egen- og internkontroller. Sørge for at kontrollene utføres i iht. forskriftskrav
- Oppfølging internkontroll, eks. brannvern, elektro, legionella mv.
- Driftsoptimalisering
- Feilsøking på tekniske anlegg
- Energivurdering tekniske anlegg
- Brannvernledelse
- Vedlikehold av brannbok
- Planlegge, gjennomføre og dokumentere brannøvelse
- Planlegge, gjennomføre og dokumentere opplæring
- Internkontroll med fokus på brannsikringstiltak
- Avvikshåndtering
- HMS
- Leietakerservice
- Koordinere av servicetjenester byggdrift, kantine, renhold, resepsjon, mv.
- Serviceavtaler, oppfølging servicerapporter
- Formidling håndverkertjenester
- Energioppfølging m/tiltak
- Oppfølging faktura ifm. strøm og avfall
- Rådgiving avfallsløsninger
- Fakturakontroll servicetjenester
- Driftsbudsjett
- Felleskostnader
- Prognose
- Innkjøp
- Koordinering alle leverandører
Hvordan jobbe med oss
Å få lavere kostnader samtidig som en bevarer kvalitet og sikkerhet er en utfordring, men om du mestrer det vil du kunne frigi mer tid og kapital til videre utvikling og vekst.
